Як описати бізнес-процес до автоматизації

Заповніть картку одного процесу

• Подія: нова заявка із погодженого каналу; визначено її унікальний ідентифікатор.
• Вхідні дані: контакти, тема, джерело та обов’язкові поля; правило для порожніх чи хибних значень.
• Відповідальний: конкретна роль і резервний виконавець, якщо перший недоступний.
• Результат: запис у CRM та наступна дія; строк рахують за погодженим робочим календарем.
• Виняток: повтор, помилка каналу або відсутність виконавця мають окремий шлях.

Опишіть переходи та умови

Для умовного процесу почніть із трьох станів: «нова», «в роботі», «завершена». Запишіть, хто змінює стан і які дані потрібні для переходу. Отримане повідомлення ще не означає кваліфікованого клієнта або виконаний продаж.

Узгодьте поріг прострочення, робочий час та припинення нагадувань після виконання. Доступність роботів Bitrix24 залежить від тарифу. Спершу перевіряють штатну можливість, потім оцінюють застосунок або індивідуальну роботу.

Офіційне джерело: Bitrix24: правила автоматизації CRM

Розберіть повтор до ввімкнення сповіщень

Нехай та сама тестова заявка надходить двічі. Очікуваний результат — збережений зв’язок із зверненням і погоджена наступна дія, а не два однакових доручення. Визначте, коли повідомлення продовжує звернення, а коли створює нове.

Повторна подія, повернення на стадію та ручне перенесення менеджером можуть відрізнятися. Запишіть правило для кожного випадку й перевірте кількість завдань та сповіщень. Виняток не має залишатися прихованою помилкою без відповідального.

Проведіть чотири перевірки

• Коректна нова заявка: потрібні поля й відповідального збережено, наступну дію створено один раз.
• Повтор: небажаний дубль не з’явився, історію продовження бачить менеджер.
• Прострочення: повідомлення отримав погоджений керівник; після виконання нові нагадування не створюються.
• Помилка чи недостатні права: дію не приховано як успішну; є зрозумілий статус і відповідальний за відновлення.

Передайте правила разом із налаштуванням

Запишіть власника процесу, активні правила, джерело даних, спосіб вимкнення та перевірки після змін. Навчіть менеджера на тому самому сценарії й збережіть датований результат приймання.

У пропозиції відокремте типове налаштування, технічне обстеження індивідуального процесу й реалізацію після нього. Бриф допомагає оцінити обсяг, але не перетворює нестандартну інтеграцію на готову функцію. Почніть з однієї воронки та розширюйте після підтвердженого пілоту.